Die Woche
Zeitfresser in der Konstruktion abbauen
von Dr. Hans-Wilhelm Leyendecker
rezensiert von: Dr.-Ing. Jörg Priese
Der alltägliche Wahnsinn einer Woche innerhalb einer fiktiven Konstruktionsabteilung steht im Mittelpunkt des vorliegenden Buches. Ständig entstehen neue Brände, ständig wechseln Prioritäten und nichts kann wirklich abgeschlossen werden.
Herr Dr. Leyendecker zeigt organisatorische Maßnahmen zur Vermeidung von Verschwendungen innerhalb von Konstruktionsabteilungen auf. Dabei nutz er vielfältige Erfahrungen von Entwicklungs- und Konstruktionsleitern, die er unter anderem im VDMA-Arbeitskreis Konstruktion gesammelt hat. Das Buch richtet sich insbesondere an alle Entwicklungs- und Konstruktionsleiter im Maschinen- und Anlagebau. Aber auch andere Industriezweige können von den vorgestellten Lösungen profitieren. Dem Leser werden konkrete Maßnahmen empfohlen, die meist schnell und einfach umsetzbar sind und sowohl Qualität als auch Geschwindigkeit von Konstruktionsprozessen positiv beeinflussen.
Viel Spaß beim Lesen!
Die Methoden des Lean Management haben sich im vergangenen Jahrzehnt zur Optimierung von Produktionsprozessen im deutschen Maschinen- und Anlagenbau weitestgehend durchgesetzt. Häufig sind damit leider nicht die erhofften Ergebnisse erzielt worden.
Ein wesentlicher Grund liegt im fehlenden Fokus auf ein Gesamtoptimum der Unternehmensprozesse. Noch immer steht die lokale Optimierung einzelner Abteilungen im Mittelpunkt. Insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau ist jedoch ein Gesamtoptimum ohne Betrachtung der Konstruktion nicht möglich.
Dabei sind die Anforderungen an Konstruktionsabteilungen deutlich gestiegen. Immer schneller sind immer mehr Innovationen zu realisieren und die Konstrukteure stehen als Dienstleiter für alle anderen Abteilungen zur Verfügung. Darunter leidet die Qualität der Arbeit, die Effizienz sinkt und die Unzufriedenheit steigt.
Die Maschinenbau GmbH, ein mittelständischer Anlagenbauer, hat zur Bewältigung dieser Anforderungen einen neuen, jungen und hoch motivierten Konstruktionsleiter eingestellt. Herrn Peter Weißkittel.
Das Buch begleitet Herrn Weißkittel durch seine Woche von Montag bis Freitag. Der Tagesablauf wird in Romanform realitätsnah dargestellt und Herr Weißkittel analysiert für den Leser das Geschehen und entwickelt Schritt für Schritt Verbesserungen.
MONTAG
Herr Weißkittel ist in seinem zweiten Monat auf seiner neuen Stelle in der Maschinenbau GmbH. Sein Vorgesetzter, Herr Dr. Vorkopf, hat ihm das klare Ziel mitgegeben, die Durchlaufzeiten in der Konstruktion zu verkürzen und hat Herrn Weißkittel seine Unterstützung dabei angeboten.
In den vergangen zwei Monaten hatte er Zeit, die aktuelle Situation zu analysieren und heute sind ihm wichtige Punkte deutlich geworden.
Nur fleißig zu arbeiten, reicht nicht, um die gestellten Herausforderungen zu bewältigen. Wichtiger ist es, alle Aufgaben und Abläufe unternehmensweit transparent darzustellen und besser zu koordinieren. Die Priorität wird in erster Linie durch den Kunden vorgegeben und der Vertrieb nimmt damit eine Schlüsselrolle ein. Er muss die Anforderungen des Kunden als erster verstehen, vollständig aufnehmen und an alle betroffenen Abteilungen kommunizieren.
Kommt es bereits in dieser frühen Phase zu Kommunikationsengpässen, folgt daraus ein häufiges Umplanen in der Konstruktion. Begonnene oder bereits abgeschlossene Aufgaben müssen nochmals bearbeitet werden. Aktuelle Aufgaben werden unterbrochen und können nicht termingerecht abgeschlossen werden. Eine weitere Folge sind häufige Telefonate, viele Emails und Besprechungen, die den Lärmpegel steigen lassen. Es wurde deutlich, dass die Konstruktionsabteilung zum wichtigsten Dienstleister zur Informationsbereitstellung im Unternehmen wurde. Die Effizienz der Konstrukteure leidet darunter und der Stress steigt.
Herr Weißkittel nimmt sich vor, Möglichkeiten zu suchen, den Lärmpegel zu senken und die Anzahl der Störungen zu reduzieren. In einem ersten Schritt sollten Checklisten für den Vertrieb ausgearbeitet werden, die sicherstellen, dass alle notwendigen Kundeninformationen erfasst werden.
Daneben kannte er aus seiner Vergangenheit Montagen, die mit Bildschirmen ausgestattet waren, an denen die Monteure 3D-Modelle der Anlagen aufrufen konnten. Damit konnten viele Nachfragen selbstständig beantwortet werden und die Konstruktion wurde weniger unterbrochen. Eine teure, aber aus seiner Erfahrung sehr gute Lösung.
Herr Weißkittel war zufrieden mit seiner Analyse und nahm sich vor, seine Ideen im Vorstand und bei seinen Mitarbeitern anzusprechen und nach weiteren Lösungen zu suchen.
DIENSTAG
Auf der Abteilungsleitersitzung am Montag hat Herr Weißkittel eine abteilungsübergreifende Priorisierung der anstehenden Aufgaben vorangetrieben. Heute ist es seine Aufgabe, die am besten passenden Konstrukteure auf die Aufgaben zu verteilen. Dies diskutiert er direkt mit seinen Mitarbeitern und sie finden gemeinsam die beste Lösung. Er macht seinen Mitarbeitern die Dringlichkeit deutlich, lässt sie den Aufwand abschätzen und garantiert eine unterbrechungsfreie Arbeit.
Im Laufe des Tages trifft er sich mit Herrn Dr. Vorkopf. Herr Weißkittel regt die Einführung eines verpflichtenden Dokumentes für Änderungsanträge zur Aufwandsabschätzung an. Zusätzlich sollte der Nutzen für den Kunden aufgezeigt werden. Diese ermöglicht die notwendige Transparenz im Unternehmen. Auch dem Kunden gegenüber kann das Dokument als Diskussionsgrundlage dienen, um eine eventuell bessere Lösung zu finden oder Mehrkosten zu vertreten. Herr Dr. Vorkopf hält dies für den richtigen Weg und willigt ein.
Herrn Weißkittels Überlegungen drehten sich anschließend wieder um die Störungen in seiner Abteilung. Er hielt es für ausgeschlossen, diese komplett zu vermeiden, aber er sieht einen Weg, diese zu kanalisieren. Ein Mitarbeiter, der viele Anfragen abfangen kann, würde es allen anderen erlauben, unterbrechungsfrei zu arbeiten und das Telefon auch mal aus zu schalten. Natürlich sollte ein erfahrener Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen, eine konkrete Zeitplanung ist auszuarbeiten und eventuell wird ein neues Büro benötigt. Aber diese Lösung, eine Art Feuerwehrmann, bietet ein hohes Potenzial.
Eine weitere seiner Ideen kreiste um eine Lärmampel, die eine ansteigende Lautstärke im Großraumbüro visualisiert und den Geräuschpegel in festen Grenzen eindämmt. Am kommenden Tag würde sich eine Gelegenheit ergeben, dies mit seinem Geschäftsführer, Herrn Dr. Vorkopf, zu besprechen.
MITTWOCH
Die Menge der offenen Aufträge in der Konstruktionsabteilung nahm zu und für Herrn Weißkittel wurde es immer schwieriger, die richtigen Mitarbeiter mit den wichtigsten Aufgaben zu betrauen. Ständig musste er neu priorisieren und die Folge war steigendes Multitasking. Er erkannte, dass dies eines der größten Effizienzkiller darstellt und zu enormen Verschwendungen durch wiederkehrende Einarbeitung führt. Zusätzlich verlängert sich immerwährend die Durchlaufzeit.
Herr Weißkittel analysiert, dass nur eine gezielte Planung, vergleichbar zum Vorgehen in der Produktion, Abhilfe schaffen kann. Dazu wird es notwendig, Bearbeitungszeiten für Konstruktionstätigkeiten abzuschätzen und systeminhärente Unterbrechungen zu vermeiden. Häufig müssen seine Konstrukteure Aufgaben unterbrechen, weil Informationen aus vorgelagerten Abteilungen fehlen. Um nicht untätig herumzusitzen, beginnen sie neue Aufgaben und unterbrechen diese, wenn die benötigten Informationen eintreffen.
Er sieht nur einen Ausweg. Mit der Abarbeitung wird erst begonnen, wenn alle notwendigen Informationen vorliegen. Um dies zu erreichen, muss er eine Möglichkeit schaffen, dies zu überprüfen. Ab dann ist er in der Verantwortung, Aufgaben auch wirklich erst bei Vollständigkeit auf seine Mitarbeiter zu verteilen.
In seiner Vergangenheit hat Herr Weißkittel den Einsatz von Plantafeln zur Fertigungssteuerung kennengelernt. Die Übertragung der Idee in eine Konstruktionsabteilung benötigt die Einführung von Auftragskarten. Auf diesen Karten wird die Aufgabe in Arbeitsschritte untergliedert, beschrieben und alle notwendigen Informationen aufgenommen sowie Zeiten abgeschätzt. Er ist überzeugt, dass der Lerneffekt die Schätzungen in der Zukunft deutlich verbessern wird.
Auf einer Plantafel werden dann Auftragskarten auf Mitarbeiter verteilt. Damit ergibt sich gleichzeitig die aktuelle Belastung der einzelnen Mitarbeiter. Wird ein Arbeitsschritt abgeschlossen, wandert die Karte zum nächsten Bearbeiter und der aktuelle Status der Abarbeitung wird sichtbar. Keine Aufgabe ohne Auftragskarte darf in der Abteilung verteilt werden. Mit einer Ampel könnte visualisiert werden, ob alle Informationen vorliegen, um einen Konstruktionsauftrag zu starten.
Herr Weißkittel ist von dieser Lösung überzeugt und wird diese seinen Mitarbeitern vorstellen. Er ist sich sicher, wenn er ihnen deutlich macht, dass er mit der Plantafel nicht ihre Leistung messen möchte, wird er auf Zustimmung stoßen.
DONNERSTAG
Die enge Zusammenarbeit mit allen anderen Abteilungen in den vergangen Tagen ermöglichte es, viele der offenen Punkte zu erledigen. Herr Weißkittel erkennt, dass es ohne diese Abstimmungen auch in Zukunft nicht möglich ist seine Aufgaben erfolgreich zu erledigen.
Auch seine bereits umgesetzten Verbesserungen, wie den unmittelbaren Einsatz von Auftragskarten und der Priorisierung von Tätigkeiten zeigten unmittelbaren Erfolg. Dies motivierte Herrn Weißkittel, seine Ideen sehr schnell zu realisieren und aktiv Unterstützung in der Geschäftsführung einzufordern.
Er nahm sich vor, bei seinen Mitarbeitern für seine Ideen zu werben. In einer Abteilungsbesprechung am Freitag hat er dazu Gelegenheit. Einen weiteren Punkt will er dabei auch unmittelbar ansprechen.
Herr Weißkittel hatte beobachtet, dass sich seine Mitarbeiter unmittelbar in jede neue Aufgabe hineinstürzen, die sie auf den Tisch gelegt bekommen. Eine Schätzung der Bearbeitungsdauer wird damit erheblich erschwert, da ungeplante Unterbrechungen vorprogrammiert sind. Viele seiner Mitarbeiter planen daher unmittelbare Sicherheiten in ihre Schätzungen ein und Durchlaufzeiten verlängern sich automatisch.
Um aus diesem Kreislauf zu entfliehen, muss Herr Weißkittel sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter nur eine Aufgabe bekommt, bis er diese abgeschlossen hat. Seine Auftragskarten und eine Plantafel werden den Prozess transparent machen. Damit kann er sicherstellen, dass alle Aufträge spätestmöglich gestartet werden und Multitasking systematisch weitestgehend vermieden wird.
FREITAG
Herr Weißkittel bestellt unmittelbar eine Plantafel und ruft seine Mitarbeiter zu der Abteilungsbesprechung zusammen. Er stellt seine neuen Ideen vor und zeigt den Mitarbeitern die Vorteile einer unterbrechungsfreien Abarbeitung auf. Er erntet deutlich Zustimmung, aber es herrscht große Skepsis, ob es möglich sein wird, einen Feuerwehrmann zu installieren und Aufträge planungssicher abzuarbeiten.
Insbesondere das Vorhandensein von vollständigen Informationen zum Konstruktionsstart scheint vielen illusorisch. Dies hat der Vertrieb noch nie sicherstellen können.
Herr Weißkittel erwidert, dass er sich sicher ist, dass die Veränderungen nicht von heute auf morgen umsetzbar sind und das auch der Vertrieb Verbesserungen, wie Checklisten, implementieren wird. Er ist sich sicher, dass seine Mitarbeiter schnell prüfen können, ob ein Auftrag vollständig ist oder nicht und das damit verhindert werden kann, unvollständige Aufträge zu bearbeiten.
Trotz immer noch vorhandener Bedenken konnte Herr Weißkittel seine Mitarbeiter überzeugen, mit ihm zusammen die neuen Ansätze auszuprobieren. Zufrieden mit der Woche, setzte Herr Weißkittel sich in sein Auto und freute sich auf ein Wochenende mit seiner Familie.
