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Auftragsmanagement der industriellen Produktion

Grundlagen, Konfiguration, Einführung

von Hans-Hermann Wiendahl
rezensiert von Rainer Vollmer


In Hochlohnländern ist die Logistik neben der Produktfunktionalität, der Qualität und dem Preis zu einem relativ neuen Wettbewerbsfaktor geworden. Das Auftragsmanagement ist damit in den Vordergrund strategischer Überlegung getreten. Wiendahl liefert einen umfassenden Überblick über die Gestaltungsfelder und Funktionen eines Auftragsmanagements. Daher ist das Buch bei der Neueinführung und der Änderung des Auftragsmanagements ein hilfreiches Nachschlagewerk. Der Autor legt Wert auf seine sozio-technische Sicht auf das Auftragsmanagement, die insbesondere die Wechselwirkungen zwischen den Systemfunktionen und den Nutzern des Auftragsmanagements herausstellt.

Nach einer einführenden Darstellung der häufigsten Defizite eines Auftragsmanagements werden in drei Hauptteilen die systemtheoretischen Grundlagen, die Konfiguration und die Einführung abgehandelt, wobei die logistischen Rahmenbedingungen einen wesentlichen Teil der Arbeit einnehmen.

Dieses Buch wird man nicht „durchlesen“. Viele Teile sind sehr wissenschafts-theoretisch und für einen Praktiker nicht immer leicht zu verstehen.

Trotzdem, wer Projekte des Auftragsmanagement erfolgreich bearbeiten will, findet in diesem Buch vielerlei Anregungen und Handlungsanleitungen.

Viel Spaß beim Lesen!


Inhalt

Logistikführer liefern zuverlässig, schnell und mit hoher Informations-transparenz.  Hohe Logistikleistung hat jedoch seinen Preis: Bedarfsschwankungen müssen innerhalb kürzerer Vorlaufzeiten bewältigt werden und die Liefertoleranzen werden enger. Damit steigen die Anforderungen an Planung und Steuerung und an deren sozio-technische Systemgestaltung.
Die Arbeit hat im Wesentlichen die industrielle Stückgüterproduktion im Blick und dabei insbesondere die Einzelfertigung komplexer Produkte. Eine Übertragung der Erkenntnisse auf Chargen- und Massenproduktion ist grundsätzlich möglich.

Grundlagen

In allgemeinen methodischen Vorüberlegungen werden formale und inhaltliche Grundlagen einer Modellbildung beschrieben. Daraus werden die Anforderungen an das der Arbeit zugrunde liegende sozio-technische Auftragsmanagement-Modell abgeleitet mit dem Ziel, ein Modell zur Gestaltung des Auftragsmanagements einer Stückgüterproduktion für Modellnutzer zu schaffen.
Dem schließt sich der Aufbau des Grundmodells des Auftragsmanagements an. Den Kern dieses Modells bildet eine Gestaltungsmatrix mit drei Gestaltungsebenen (Logistikstrategie, Grundkonfiguration, Parametrierung) und sechs Gestaltungsaspekten (Ziele, Funktionen, Planungsobjekte, Prozesse, Verantwortlichkeiten, Akteure).
Gestaltungsprinzip ist aus der Innensicht ein regelkreisbasiertes Auftragsmanagement, das dem Deming-Zyklus „Plan, Do, Check, (Re-) Act“ folgt und dessen Entscheidungsergebnis ein Produktionsplan und dessen Ausführungsende eine Fortschrittsmeldung darstellt.
Das Pendant in der Außenansicht ist ein verhandlungsbasiertes Auftragsmanagement, in dessen Mittelpunkt eine zwischen Kunde und Lieferant auszuhandelnde Leistung steht.

Der wesentlichste Teil der Grundlagen bildet die Darstellung der für eine Stückgüterproduktion erforderlichen logistischen Kennzahlen. Ausgehend von dem vom Hannoverschen IFA-Institut entwickelten Trichtermodell werden vier Grundtypen von Logistikkennzahlen definiert, mit denen Leistung, Durchlaufzeit, Bestand und Zuverlässigkeit jeweils aus Sicht des Auftrags, der Ressourcen (Material, Mensch, Maschinen) und des Artikels gemessen werden.

Zur letztendlich entscheidenden logistischen Positionierung im Spannungsfeld der logistischen Größen ist die Kenntnis der Wirkbeziehungen zwischen den Kennzahlen  und ihrer Beeinflussungsmöglichkeiten erforderlich. Hierfür haben sich die vom IFA Hannover entwickelten logistischen Kennlinien bewährt, die heute für ein breites Anwendungsfeld unterschiedlicher Produktionstypen verfügbar sind. Angewandt auf die Bereiche Produktion und Lager lassen sich daraus Schlussfolgerungen zum Durchlaufzeitverhalten einer Produktion und zum logistischen Verhalten eines Lagers ziehen.


Konfiguration

Am Anfang der Konfiguration eines Auftragsmanagement steht eine ausführliche Analyse der Ausgangssituation und der Anforderungen. Dazu wird ein umfangreicher Katalog von Analysewerkzeugen ausgebreitet, die als Projektbausteine unabhängig voneinander einsetzbar sind.
Die Analyse kann in Form qualitativer und quantitativer Erhebungen erfolgen.

Analysegegenstand sind die sechs Gestaltungsfelder

  • Produkte und Marktauftritt: Produktspektrum, Umsatzstruktur
  • Produktions- und Produktstruktur: Fabrikstruktur, Wertströme
  • Produktionstechnologie: Verfahren, Lager- und Transporttechnologie
  • Organisation und Prozesse: Aufbauorganisation, Mitarbeiter, Entgeltsysteme
  • Planung und Steuerung: Betriebsmorphologie, Mengengerüst, logistische Vernetzung
  • Informationstechnik: Hard- und Software.

Die Analysebausteine werden in zwei Gruppen eingeteilt:

  1. Bausteine zur Analyse der logistischen Rahmenbedingungen. Dazu gehören:
  • Logistikanforderungen,
  • Betriebsmorphologie (Auftrags-, Varianten-, Lagerfertiger)
  • Mengengerüst,
  • logistische Vernetzung (Materialflussvernetzung),
  • Turbulenzprofil (Veränderungen von Produkten, Mengen, Terminen),
  • Entscheidungsarchitektur
  1. Stolpersteine, d.h. interne Konfigurationsfehler des Auftragsmanagements:
  • fehlende oder widersprüchliche logistische Zielsetzung,
  • divergierende Akteursinteressen,
  • unzureichendes Logistikverständnis,
  • unklare Prozesse und Schnittstellen,
  • unklare Verantwortlichkeiten,
  • fehlerhafte Planungs- und Steuerungsfunktion,
  • ungenügende Datenqualität,
  • unpassende Datenmodelle,
  • unzureichende Softwareergonomie.

Dieses Kapitel über Analysefelder, Analyse-Tools und Analyseformen ist für jeden, der sich mit Projekten des Auftragsmanagements befasst, äußerst hilfreich und als Anleitung bestens geeignet.

Der Analyse folgt die fachliche Methodik zur Konfiguration des Auftragsmanagements.  
Sie umfasst drei Schritte:

  1. Auswertung der im Rahmen der vorangegangenen Analyse erhobenen Daten und Abschätzung daraus folgender vorhersehbarer Entwicklungen,
  2. Vereinbarung mit allen Beteiligten über die logistischen Anforderungen an Lieferung, Produktion und Beschaffung.
    Aus den Abweichungen zum vorhergehenden Schritt wird die Distanz sichtbar, die im folgenden Schritt zu überwinden ist.
  3. Ausgestaltung des Auftragsmanagements. Sie wird in folgenden Elementen dokumentiert:

Strategische Positionierung der Logistik:

Hier geht es um die Bedeutung der Logistik im Verhältnis zum Wettbewerb. Kommt der Logistik nur eine untergeordnete Bedeutung bei, wird ein Gleichstand mit dem Wettbewerb angestrebt, dient die Logistik als Hebel zur Kostensenkung oder wird die Logistik zum strategischen Marktfaktor.

Fachkonzept:

Hier müssen operative Leitlinien für die tägliche Planung und Steuerung herausgearbeitet werden. Dies kann über die Beschreibung sogenannter Gestaltungsmerkmale geschehen:

  • Marktkopplung: Intensität der Bindung von Durchsatz zu Absatz,
  • Bevorratungsstrategie: Auftrags-, Lagerfertigung,
  • logistisches Leitbild: gleichmäßiger oder turbulenter Auftragsstrom,
  • Dispositionsverantwortung: artikel- oder auftragsbezogene Materialdisposition, logistischer Verzahnungsgrad von Produktionsbereichen,
  • Planungsebenen: wo werden welche Steuerungsentscheidungen  getroffen,
  • Informationsflüsse: Abstimmungsfrequenzen zwischen den Planungsebenen.

Einführung

Zur Einführung des Auftragsmanagements auf dem Fundament einer sozio-technischen Systemgestaltung werden für vier Projektaspekte Projektbausteine formuliert, die sich bei der Entwicklung und Einführung des Auftragsmanagements bewährt haben und als Handlungsanleitungen dienen.

Rahmenbedingungen:
Sie umfassen alle Aspekte, die das Projekt nicht beeinflussen sollen bzw. können. Alle Projektbeteiligten müssen diese Rahmenbedingungen kennen.
Die zur Klärung der Rahmenbedingungen heranzuziehenden Projektbausteine sind zum einen unternehmensbezogen (Markt und Wettbewerb, Produkte und Marktauftritt, Produktions- und Produktstruktur, Produktionstechnologie, Organisation und Prozesse, Planung und Steuerung, Informationstechnologie, bisherige Projekterfahrungen), zum anderen projektbezogen (Projektziele, Projektgegenstand, Betroffene und Beteiligte, interne Projektorganisation). Die unternehmensbezogenen Bausteine sind durch das Projekt kaum zu beeinflussen, die projektbezogenen werden zu Projektbeginn aktiv festgelegt.

Organisatorische Aspekte:
Sie betrachten die Vorgehensweise, die organisatorischen Regeln und Zuständigkeiten im Projekt unter Beteiligung der Anwender im Sinne eines partizipativen Vorgehens.
Die zu diesen Aspekten gehörenden Projektbausteine sind projektbezogene Bausteine zur Identifikation und Überwachung von Projektrisiken, zur Behandlung von Änderungen und zur Vermittlung der Projektidee an nicht direkt beteiligte Personen (Risikomanagement, Änderungsmanagement, Projektidentität) und kernteambezogene Bausteine zur operativen Projektbearbeitung (Ziel-Mittel-Denken, Visualisierung, Präsentation, methodische Workshop-Moderation, Coaching, Qualifizierung). Dazu kommen Bausteine, die ihre Wirkung sowohl projekt- als kernteambezogen entfalten (Projektbesetzung, Planung und Kontrolle, Projektkommunikation, Dokumentationsstandards).

Sozial-emotionalen Aspekte:
Sie beinhalten die informellen Beziehungen und die Atmosphäre im Projekt. Aspekte dieser Art basieren auf der Glaubwürdigkeit der Akteure, einer konstruktiven Atmosphäre der Zusammenarbeit und der Würdigung von Leistungen.
Auch die hierzu gehörenden Bausteine sind projektbezogen (Einzel- und Gruppeninterviews, Umfeldanalyse, informelle Beziehungen, Konflikbegleitung) oder kernteambezogen (Teamentwicklung, atmosphärische Workshop-Moderation).

Fachliche Aspekte:
Hier geht es um die Frage, welche Fach- und Sachthemen im Projekt behandelt werden sollen. In die fachlichen Aspekte fallen die Bausteine Softwareauswahl und Softwareeinführung, Schulung und Training, Hochlaufunterstützung, fachliche Planung und Kontrolle, Strukturierung Fachinhalte und Kernbotschaften. Letztere umfassen alle Aktivitäten zur Herausarbeitung der prinzipiellen Zusammenhänge.

Projektplanung und –überwachung:
Die Bausteine der Projektplanung und –überwachung sollen eine geordnete Projektarbeit sicherstellen. Es sind im Wesentlichen die gleichen, die auch unter dem organisatorischen Aspekt als kernteambezogene Bausteine aufgeführt wurden.

Zum Schluss werden zusammenfassend nochmals Vorgehens- und Gestaltungsleitlinien für das Auftragsmanagement formuliert.